Водене на отчетност
Счетоводство
От вас се очаква да поддържате подходящи счетоводни документи на компанията. Въпреки че няма изискване как да поддържате своето счетоводство, Агенция по приходи и митници на Нейно величество (HMRC) изисква записите да са подходящи за размера и сложността на бизнеса.
Като минимум трябва да поддържате:
- Копия от фактури за продажби, изпратени на вашите клиенти;
- Фактури за покупки, за извършени разходи към доставчици;
- Формуляри за разходи, свързани с дейността на фирмата, извършени от директори или служители (включително разходи за пътувания и пробег).
- Разписки за дребни касови разходи.
- Извлечения по банкови сметки на компанията.
- Отчети за всички кредитни карти на компанията.
- Копия от документи по заеми / финансирания / кредитни / кредитни сметки, които дружеството има с трети страни.
От вас се изисква да съхранявате документацията за период от шест години.
Счетоводна система / Софтуер
Съществуват голям брой софтуерни пакети за счетоводство, които се предлагат с различни функции. Преди да изберете какъв счетоводен софтуерт ще използвате, препоръчиелно е да:
- Проверите предварителните и текущите разходи за лицензи.
- Да обмислите каква функционалност ще ви е необходима. Например, дали се нуждаете повече от механизъм за контрол на запасите или ви е необходима функция за обработване транзакции и отчети в чуждестранни валути.
- Прегледайте кой софтуер или счетоводна система ще бъде удобен за вас и счетоводния ви екип.
- Обмислете настройките за архивиране и сигурността на данните за вашите сметки.
- Помислете дали искате физически да съхранявате данните за вашите сметки в компютъра / сървърите си или желаете да използвате „облачна“ технология, за достъп до данните по всяко време.
Фактуриране
За да получавате пари от клиентите си, трябва да им предоставите фактура. По закон фактурата трябва да съдържа следните данни:
- Пълно фирмено име и регистрационен номер.
- Регистриран офис (трябва да посочите и вашия търговски адрес, ако регистрираният офис не е мястото, където искате да бъде изпратено плащането).
- Дата на фактурата.
- Номер на фактура (трябва да използвате последователна система за номериране на фактурите – можете да използвате префикс, ако желаете).
- Регистрационен номер по ДДС.
- Разбивка на елементите във фактурата, която включва стойността на услугата, ставката и общата сума на ДДС.
Разходи
Ключовият въпрос, който повечето нови собственици на бизнес си задават е: „Кои разходи се признават?” Официалният отговор е, че за счетоводни цели се признават разходите, отнасящи се към дейността на фирмата. На практика това обикновено са разходите за:
- Заплати и свързани с тях разходи,
- Пенсионни вноски на работодателите,
- Офис помещения (включително разходи за домашен офис),
- Застраховка,
- Бизнес пътуване (включително пробег на служебния автомобил и разходи, направени за обществен транспорт),
- Разходи за пощенски и канцеларски материали,
- Разходи за сметки на мобилни телефони,
- Разходи за телефон и широколентова връзка,
- Покупка на компютърно оборудване и софтуер,
- Закупуване на технически книги и публикации,
- Разходи за обучение, свързани с работата,
- Члески внос към одобрени професионални организации,
- Бизнес развлечения (въпреки че за този разход не се ползват данъчни облекчения ),
- Развлечение на персонала (този разход подлежи на максимални ограничения),
- Разходи за настаняване и прехрана, по време на служебни командировки,
- Счетоводни такси,
- Професионални такси,
- Банкови такси и лихви (ако съществуват такива).
Годишно приключване
Всяко дружество с ограничена отговорност в Обединеното кралство е длъжно да подаде годишен отчет в Адресния регистър на фирмите (Companies House Services). Отчетите обикновено се подават до края на счетоводната година. Краят на счетоводната годината за вашата компания се определя от месеца на регистрацията й. Възможно е да промените отчетния период на вашата компания, но той не трябва да надвишава 18 месеца. Също така съществуват и ограничения за удължаване отчетния период, който може да бъде променят само веднъж в рамките на пет години.
Годишните отчети трябва да съответстват на Закона за дружествата от 2006 г., включително формата и бележките към отчетите. По-малките предприятия могат да подават съкратени отчето, което означава, че не е необходимо да бъде прилаган отчет за печалбата и загубата в компанията.
Отчетите трябва да бъдат подадени в Регистъра на фирмите (Companies House) в рамките на девет месеца от датата на отчитане. Съществуват строги режими за налагане на санкции за закъсняло подаване на отчети, наложени от завеждащия отдел.
Корпоративен данък
Данъчната декларация и изчисленията на дължимия данък трябва да бъдат подадени в
Агенция по приходи и митници на Нейно величество (HMRC), в рамките на 12 месеца от датата на отчитане. Ако отчетният период се отнася за повече от 12 месеца, се изискват две данъчни декларации.
Изчисленията за дължим корпоративен данък трябва да се подават по електронен път с формуляра на данъчната декларация. Тези отчети трябва да бъдат във формат „iXBRL“, чиито компютърен код, прави възможно разчитането на данъчните декларации от компютърната система, използвана от Агенция по приходи и митници на Нейно величество (HMRC).
Годишна данъчна декларация
Всяко дружество с ограничена отговорност е длъжно да подаде годишна данъчна декларация в регистъра. Този формуляр потвърждава данните за седалище, ръководен състав и акционерите на дружеството. Всяка година Регистърът на фирмите (Companies House) начислява такса, в размер на £ 40 за хартиена декларация (или £ 14, ако подадете декларация по електронен път).
